報價操作說明

搭配簽核系統,簽核後的報價單才可匯出。

報價系統(Quote system)

開放員工使用報價系統前,請該系統管理者先至”簽核設定”分頁,設定每位業務報價時的簽核層級。選定員工後輸入報價條件(報價總金額區間),再至最右方的簽核樹編輯簽核層級,按[儲存]即可。

.簽核流程最多可設10*10。

.所有系統的區間規則皆為X<=Y<Z(包含頭不含尾),
例如:設定1~100的區間,跑A流程
   設定100~200的區間,跑B流程
因此某員工申請報價單總金額為100時,系統會跑B流程。


頁面-檢視

畫面預設隱藏已成案單據,若要顯示已成案(已撤銷)單據可在左上方的[顯示已成案]設定,右上方則可選擇排序方式。對著單據點兩下即可進入編輯頁面。最下方欄位則會顯示操作紀錄,此方框可依需求自行調整大小。
*新增報價單前,請先到客戶系統新增客戶資料

.業務權限請至人事系統內設定。

.每位業務都只能看到自己新增的報價單。

.主管能看到直屬部下的報價單。

.報價系統管理者可看到所有人申請的報價單。

按下[新增]輸入關聯號後,即可進入編輯畫面新增報價單,報價單號由系統自動產生,不會重複。先選擇公司名稱帶出相關資料,此處的客戶內容可依當次報價情形做修改,但修改的內容不會存入客戶資料,必須到客戶系統修改。接著選擇報價日期,系統預設為當天,有效日期則為30天。選擇收款帳戶(在近遠端系統設定)。按下[新增品項]則會出現空白欄位,將數量、單價填入後,系統會自動計算金額,營業稅率可自行調整,下方則有大寫數字金額可供參考,填完後按[申請]。若是中途有事中斷,也可先按[儲存],保留已經輸入的資料。
申請前的填寫畫面:

.按下[新增品項]後出現的欄位不可空白,且品名不可重複,否則將無法申請。

.在備註欄位輸入的內容若是需要常常用到,可在輸入後勾選[儲存此備註],此內容就會新增到下拉式選項中,供下次報價直接選取。

.註記欄為業務給簽核者的內容,這些內容不會出現在報價單上,僅有簽核者能看到。在下方藍色空格處輸入內容,按[新增註記],資料則會轉到上方註記欄內。注意:註記內容不可刪除。

.系統每張單據皆有關聯號的設定,可依照相關的案件設定相同的關聯號。
 例如:報價單A賣出B產品時,則請購單申請B產品時可填入與報價單A相同的關聯號,日後方便調閱查詢。

.關聯號是由系統自動產生的八位數字,不可自行輸入不存在的關聯號。

.關聯號僅會在系統畫面上顯示,不會出現在任何匯出的單據中。

 

頁面-備註

可儲存常用的交易條件提醒等內容,之後報價可用下拉式選單選擇。

主管簽核的畫面:單據狀態為”申請中”L0代表簽核層級第一層,L1代表簽核層級第2層,此頁內容不可修改,簽核者若不同意此報價單請按[退回],該業務重填報價單,若同意則按[簽核],全部簽核流程完成後系統將發信通知業務。

送出申請後可以按[查看簽核樹],若簽核成功則標綠色,若退回則標紅色。

簽核者退回報價單需填退回原因,申請者在該單簽核樹中指向紅色退回者的欄位,即可看到退回原因。

申請通過後的畫面:狀態改為”已簽核”,這時業務才可按[匯出PDF]將報價單匯出,若是遇到議價需要修改報價單可按[重填],若此報價成立則按[成案],若此報價未成立,則狀態會一直是”已簽核”。系統會預設隱藏已成案報價單。

[成案]選擇收款順序(影響自動生成傳票之會計科目)。

.報價單按[成案],將自動生成出貨單及票據紀錄(代表此報價單成立),若有使 用案件進度系統,只要匯出報價單,當天也會自動增加一筆新的進度,可供主管追蹤。

.成案後無法再匯出該報價單。