採購操作說明

採購系統(Order system)

僅採購系統管理者可使用此APP(可隨時至近遠端系統切換,但同時只能有一位採購), 使用前請系統管理者先至”簽核設定”分頁設定每位申請者的簽核流程。

.員工列表僅會顯示有採購APP的員工。

.區間規則:X<=Y<Z (包含頭不含尾)。

 

頁面-檢視

採購單無法自行新增,須由請購系統申請核可後的請購單轉換而來,系統預設隱藏已結案單據,若要顯示已結案單據可勾選左上方的[顯示所有],右上方則可選擇排序方式。對著單據點兩下即可進入編輯頁面。最下方欄位則會顯示操作紀錄,此方框可依需求自行調整大小。

進入編輯頁面後,會自動帶出原請購單的預計購買資料,採購只需填入實際購買資訊,右下方可上傳或下載採購相關檔案,完成後按[申請],待簽核過後即可匯出PO正式開始採購。編輯採購內容後若不直接申請,記得按下[儲存],資料才會保留。

按[新增詢價],系統會產生相同關聯號的詢價單,請開啟詢價系統將詢價內容填入。

若在請購前已有詢價資料,則按[查看詢價],可看到相同關聯號的詢價結果。

若有申請過進貨退回、進貨折讓,其歷史紀錄將顯示於畫面最下方。


按下[申請]後會跳出先付款後付款的選項,此處的選項會影響會計系統自動產生的傳票科目。

.欲更改系統預設會計科目請至”近遠端系統-預設傳票科目”分頁進行修改。

簽核畫面:簽核者可新增備註(需按[儲存])

簽核完成後,可勾選採購項目,匯出PO,正式下單後,請按[已採購],會計系統將自動產生傳票,應收應付系統將自動產生一筆應付資料。

若已付款請會計系統管理者按下[已付款],會計系統會自動產生傳票,應付資料也會連動更新。
採購商品到貨後請採購人員至採購單輸入實際到貨日並按[已到貨],這時對應的請購單狀態會改為”驗收中”並發信通知請購人驗收。

若驗收合格請採購按[入庫],倉庫系統會自動新增入庫的品項、數量、成本。

 

頁面-退回/折讓

當有進貨退回或折讓的情形發生時,可至此頁申請,系統預設隱藏已收款的資料,方便會計查看未收款案件。


按[新增]後輸入想要申請退回的完整採購單號接著[帶入品項],系統會將採購內容以及退回的歷史紀錄列出,下方選擇[新增折讓][新增退回],輸入完成後按[申請]。

折讓單簽核完會自動產生傳票及應收紀錄,並發信通知會計系統管理者,待真正收款後,會計可至應收系統按[收款],或是到此折讓頁面按[已收到貨款],表示案件已完成。


.只有會計系統管理者看的到[已付款][已收到貨款]的按鈕。

.資料夾中的檔案,快點兩下即可直接開啟。

.應收系統內的收款選項與此處資料連動。

.折讓的簽核流程也會依照個人簽核樹的設定走。

.輸入退回資料時,品名和規格都必須相同才能申請。