票據操作說明

可選擇匯出Excel自行編輯或是匯出PDF檔留底。

票據系統(Bill system)

為使系統開啟速度加快,資料預設顯示七天內的資料,如要尋找其他區間的資料請至”資料範圍”頁面,選擇票據建立的日期區間,選好後按[搜尋]。

開放員工使用票據系統前,請該系統管理者先至”簽核設定”分頁,設定每位員工申請退回折讓時的簽核層級。選定員工後輸入條件(退回折讓總金額區間),再至最右方的簽核樹編輯簽核層級,按[儲存]即可。

.員工列表僅會顯示有票據APP的員工。

.區間規則:X<=Y<Z (包含頭不含尾)。

 

頁面-檢視

若報價單[成案],則自動產生票據資料,也可手動新增。畫面左方功能列可按[…]收合,[資料全選][欄位全選]用於[匯出Excel]設定。要刪除票據資料必須輸入密碼(此密碼在近遠端系統內設定),只要在想刪除的資料任意欄位點一下,按[刪除]輸入密碼即可,資料表面上刪除了,但其實這筆資料仍會存在資料庫中。

.任意資料點兩下即可進入編輯頁面。

.對著資料點一下則整行變成紫色,匯出Excel的內容為選定的紫色欄位(欄位 全選),再加上前面方框勾選的資料(資料全選)。

.[匯出PDF]功能一次僅能匯出一張。例如要匯出系統編號1的資料,先在此資料任意欄位點一下即選定,接著按[匯出PDF],會跳出確認視窗,確認後則會顯示匯出進度,請等待進度完成後再做下一步動作,避免系統當機。

.顯示的項目可依個人習慣自行調整,在左方欄位中對著項目快點兩下可使其移動位置,或按紅色箭頭整批移動,選定後按[套用]畫面會立即更新,下次登入時也會是此預設畫面。

.區間搜尋格式範例:2019-01-01~2019-05-01
 (請先選擇日期相關條件再按搜尋)。

.區間搜尋功能僅此程式開放,其他程式尚未開放使用。

 

頁面-編輯

除了透過報價單自動生成之票據資料,也可手動新增票據(需輸入關聯號),進入編輯頁面後需按[編輯]才能編輯訂單內容,下拉式選項可選擇業務及客戶公司名稱,客戶名稱若太多不容易找,可利用關鍵字搜尋,選定公司名稱相關資料會自動帶出。類別項目可自行增加,選[其他]並填入新的項目,下次這個新的項目就會加進下拉式選項中,付款方式和出貨方式亦是如此。

.點擊關聯號可帶出所有相同關聯號資料。

.同一案件可新增多張發票。

.發票金額為該發票含稅總金額。

依序將資料填入,輸入應收金額和實收金額,系統會統計出增加或損失金額,可將原因打在備註欄,若為損失金額則在檢視頁面會以紅色標明。
按[新增品項],會出現空白欄位,可將報價資料填入,都輸入完畢後按下方[儲存]。 最下方為折讓退回的歷史紀錄。

.[申請結案]->發信通知該業務上司->上司[簽核]或[退回]。申請結案通過後,單據將不能再修改。

.[已收款]僅會計系統管理者可見。

.輸入數量、單價,系統會自動帶出總計金額。

.欄位的長寬大小可自行調整。

.公司名稱資料取自客戶系統,若找不到該客戶名稱,請先至客戶系統新增。

.套用的欄位清單會預設為下次登入的清單。

 

頁面-退回/折讓

當有銷貨退回或折讓的情形發生時,可至此頁申請,系統預設隱藏已付款的資料,方便會計查看未付款案件。

按[新增]後,輸入欲申請退回的票據系統編號接著[帶入品項],系統會將報價內容以及退回的歷史紀錄列出,下方選擇[新增折讓][新增退回],輸入完成後按[申請]。

折讓單簽核完會自動產生傳票及應付紀錄,並發信通知會計系統管理者,待真正付款後,會計可至應付系統按[付款],或是到此折讓頁面按[已退回貨款],表示案件已完成。

.[已收款][已退回貨款]按鈕只有會計系統管理者可按,且資料與應收應付系統連動。