近遠端操作說明

另有查看操作紀錄功能,管理者可查看所有帳號在系統內的動作。

近遠端管理系統(Remote system) (建議由一位最高權限者操作)

頁面-公司基本資料

請在此頁設定公司基本資料,按[編輯]後僅反藍欄位可編輯,輸入完畢按下[儲存]即可。接著按[上傳公司LOGO]、[上傳公司章]設定單據內容,此頁資料與匯出的單據內容有關,請確認資料正確性。下方可上傳公司重要資料(銀行影本、營業登記證明…),檔案快點兩下即可開啟,編輯、上傳或下載檔案皆會留下操作紀錄。

.公司名稱、統編為註冊時輸入的資料,不可修改。

.公司章指的是發票章,會在報價單簽核後加上公司章。

.上傳後的檔案無法刪除,僅可覆蓋。

 

頁面-副程式清單

此處清單僅為可供使用APP清單,非終端使用者實際使用畫面。管理者可從中挑選APP給終端使用者使用(請至”員工權限”分頁設定)。

 

頁面-員工權限

管理人在此設定每位員工可使用哪些APP。
首先在左邊的方框中選擇員工,再從右邊APP清單中選擇該員工可用的APP,對選定的APP點兩下,則可新增至中間的[可使用清單],若要移除APP,在可使用清單中對選定的APP點兩下即可移除。APP清單皆為英文顯示。

.也可按[>>][<<]快速設定。

 

頁面-上司與部下

設定時請先選擇左方員工,再設定對應的上司及部下,部下一樣用快點兩下的方式來新增,也可利用紅色箭頭全部新增或移除,最後按[儲存]即可。設定完成後的上司可以看到部下所有單據,包含請購單、採購單、報價單、請假單、加班單及打卡紀錄。
*注意:最高主管的上司應選擇自己。

.此處的設定並非簽核流程設定,各單據簽核流程皆在對應的APP內設定。

.於請購系統可看到自己的單、部下的單、上司的單、要簽核的單。

.於票據系統中,業務申請結案將通知直屬上司簽核。

 

頁面-系統管理者

每個APP皆須選定一位系統管理者,選定後按[儲存]。
管理者負責設定每位員工申請單據時的簽核層級(此設定畫面需要到各個APP裡的”簽核設定”分頁做設定),並且擁有該APP最高權限。
例如:報價系統的系統管理者,可看到所有正在填寫中或申請中的報價單。

 

頁面-使用者管理

新增帳號:按[新增]會跳出輸入帳號、密碼的提醒視窗,輸入完畢後新增的帳號會出現在畫面上,接著按[編輯]即可選擇該帳號的使用者(員工),按下[儲存]即可,若資料沒更新,請按[重新整理]。

.此處會記錄所有員工的帳號密碼及連續登入失敗次數,若有帳號連續登入失敗3次,則帳號會被封鎖。
開啟方法:通知管理者操作>按下[編輯]>將封鎖欄位的v解除>按[儲存]>完成。

 

頁面-操作紀錄

此處可查看所有人在系統上進行的操作紀錄。
包含新增單據、申請單據、簽核、修改單據、刪除、上傳、下載檔案等動作,查詢者進入頁面後請先按下[搜尋],則畫面會顯示所有操作紀錄。預設的排序方式為”時間”。可在右上方的排序方式選擇”使用者”或是”動作”排序,也可利用搜尋列搜尋需要的歷史紀錄。

 

頁面-打卡設定

使用打卡系統前請先至此頁設定相關資訊,包含上班時數、上下班時間、休息時間、時間單位等,為方便人事管理員工出勤紀錄,人事欄位的設定可以看到所有員工的打卡紀錄及請假紀錄。
右方欄位會顯示所有員工的打卡密碼,可按[自動產生密碼],系統會自動產生四位數字的密碼,也可自行手動輸入密碼,不論哪兩種方法都記得要按[儲存]。

畫面分兩個部分左邊請依各公司規定設定上班時間,右邊設定為打卡系統預設上下班別。

 

頁面-SMTP設定(系統通知信)

資料輸入完畢可填入測試信箱,按[測試],系統即會發信測試是否設定成功。

 

頁面-匯率表

此處新增之幣別(匯率)會在票據系統、請購系統、採購系統中出現,管理者可自行設定、更新。

 

頁面-匯出PDF設定

可依各公司習慣設定單據的文字、背景顏色,也可加入浮水印(PDF檔)。

 

頁面-銀行帳戶

可自行新增國內帳戶、海外帳戶,此處新增的帳戶內容會顯示於報價單上。

 

頁面-請假相關

編輯前請先按[編輯],完成後按[儲存],若資料沒有更新請按[重新整理]。

說明:
1.僅有一位撤銷負責人可以撤銷已簽核過的請假單。
2.週年制、曆年制可切換(特休天數計算顯示於人事系統內)。
3.請假時數低於最小單位則無法申請。

 

頁面-預設傳票科目

請依照您選定的盤存制度做設定,在採購及票據系統中,按下特定按鈕後會自動產生傳票,您可以在此預設會計科目,設定完成後按[儲存]。

 

頁面-批次匯入匯出

至Auto Office官網下載區下載匯入表格,在Excel表格內輸入資料完畢,[選擇Excel]並選定要匯入的APP,點[執行匯入]。

.匯入資料前建議先備份資料庫。

.某些欄位匯入後無法修改,匯入前請先檢查資料正確性。